Mit REDIS immer auf Kurs

Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen mit über 10.000 Anwendern arbeiten weltweit seit Jahren erfolgreich mit REDIS. Die Mehrsprachenfähigkeit (Deutsch, Englisch oder Russisch) von REDIS erleichertet auch in andersprachigen Ländern die tägliche Arbeit. Unabhängig ob Sie im Notes- oder Windows-Umfeld (SQL-Server und MS-Outlook/Exchange) tätig sind, REDIS begleitet und unterstützt Sie bei allen Prozessen. Mit Hilfe Ihrer individuell definierten Anwenderprofilen und Ansichten haben Sie einen komfortablen user- und aufgabenspezifischen Blick auf Übersichten und Reports. Und wenn es nötig sein sollte, können Sie Ihre Objekte und Prüfungen durch eine Anhang- und Notizfunktion bis ins kleinste Detail dokumentieren.

REDIS passt sich den unterschiedlichsten Revisionsanforderungen an und erschließt die komplette Revisionstätigkeit von A bis Z.

Begleiten Sie uns nun auf einer Reise durch die Revision und lernen Sie REDIS kennen!

Die Grundlage einer jeden Reise ist die professionelle Planung, die Sie vor allen Eventualitäten schützt und Ihnen jeden Tag das Benötigte liefert.

Unterschiedlichste Kombinationsmöglichkeiten bieten die Voraussetzung für eine flexible Prüfungsplanung und dienen der Erstellung Ihres spezifischen Audit Universe.

Die Stammdaten bilden das Herzstück von REDIS und sind die Arbeitsbasis für das gesamte Programm. Mit Hilfe der Stammdaten beantworten Sie die drei grundlegenden Fragen der Revision:

• Wer prüft? => Revisorenstandorte / Revisorengruppen / Revisoren
• Wo wird geprüft? => Prüfungsstandorte / Mandaten
• Was wird geprüft? => Sachgebiete, Prozesse / eChecklisten (zur Dokumentation von standardisierten Vorgehensweisen)

Hinterlegen Sie die Revisorenstandorte, erstellen Sie benötigte Revisorengruppen mit der Zuweisung dieser Standorte. Erfassen Sie alle Revisoren mit den für Sie wichtigen Informationen zu dem jeweiligen Revisor, wie etwa spezielle Kompetenzen (Skills) und Schwerpunkte, die zeitlichen Kapazitäten oder das sprachliche Know-How.

Nachdem Sie im ersten Schritt definiert haben wer prüft, werden im nächsten Schritt die Prüfungsstandorte mit den dortig zu prüfenden Mandanten erfasst. Neben den Adressen, der Hinterlegung des dort zuständigen Prüfungsleiters, der Geschäftsform usw. können, wenn benötigt, zahlreiche weitere Informationen verwaltet werden.

Den dritten Baustein bilden die Sachgebiete (Prüfungsthemen/Prozesse). Beschreiben Sie das jeweilig zu prüfende Sachgebiet und definieren Sie das Prüfungsziel. Von Ihnen vordefinierte eChecklisten (oder Prüfprogramme, Arbeitsschritte) zur Dokumentation von standardisierten Vorgehensweisen erleichtern bei der Prüfung die Arbeit des Revisors und können bei der Erstellung eines Sachgebietes gleich mit berücksichtigt werden. Sie erläutern unter welchen Gesichtspunkten und auf welche Weise das Thema bearbeitet bzw. geprüft werden soll.

Nach den Stammdaten werden die Prüffelder definiert. Hierbei wird ein Mandant (die zu prüfende Einheit) mit dem zu prüfenden Sachgebiet (Thema des Prüffeldes) mit eventuell zugehörigen Checklisten (unter welchen Gesichtspunkten und auf welche Weise das Thema geprüft wird) sowie dem Revisor, einer Revisorengruppe oder einem Revisorenstandort verknüpft.

Den Prüfungsrhytmus, wann, wie oft und in welchen Intervallen ein Prüffeld bei der Planung berücksichtigt wird, können Sie ganz nach Ihren individuellen Anforderungen anhand von ROPP-Tabellen (Risikoorientiere Prüfungsplanung) steuern. Entwickeln Sie in Ihrem Jahresplan zuverlässige Risikobewertungen und anpassbare Risikomodelle. Je nach Bedarf planen Sie ein- oder mehrjährig.

Haben Sie genügend Kapazitäten? Mit der graphischen Ressourcenplanung behalten Sie durch einfache Drag&Drop-Funktionalität alles im Blick. Durch die ständig aktuellen und unterjährigen Kapazitätsberechnungen in Echtzeit können Sie schnell reagieren.

Ihre Prüfungsplanung in nun erfolgreich abgeschlossen und Ihrer spannenden Reise durch die Revision steht nun nichts mehr im Wege. Starten Sie mit den besten Voraussetzungen und seien Sie gespannt auf Teil 2 Ihrer Reise durch die Revision: Prüfungsdurchführung mit REDIS.

Der Anker ist gelichtet. Dank prüfungsunterstützender Dokumente und einem perfekten Zeitmanangement folgen Sie unbeschwert Ihrer geplanten Reiseroute.

Mit dem Versenden Ihrer Prüfungsankündigung beginnt die eigentliche Prüfung. Über Konfigurationsdokumente können verschiedenste Textvorgaben/-Bausteine definiert werden. Relevante Daten und Informationen zur anstehenden Prüfung werden vom System aus der Prüfungsplanung in die Ankündigung übernommen und ermöglichen so ein komfortables und vereinfachtes Versenden der Ankündigung über Outlook an die zu prüfende Stelle.

Den aktuellen Stand Ihrer jeweiligen Planung oder Prüfung erkennen Sie an aufeinander aufbauende Statuskennzeichen. Durch die Freigabe der Planung verändert sich der Status zur Prüfung. Die zuvor zum prüfenden Sachgebiet angelegten eChecklisten, Leitfäden und relevanten Prüfungsdokumente stehen Ihnen im Prüfungsvorgang jederzeit zur Verfügung und lassen sich ganz nach Bedarf anpassen. Die Möglichkeit der Feststellungserzeugung aus einer Checkliste oder einem Prüfprogramm heraus ergänzen den Prüfungsvorgang.

In der Ansicht Prüfungsbaum haben Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer jeweiligen Prüfung detailliert im Blick. Von der Prüfungsvorbereitung, der Durchführung mit Tätigkeiten in der Prüfung, Qualitätssicherung innerhalb der Prüfung, Beurteilung der einzelnen Prüffelder mittels Feststellungserzeugung, zur Nachverfolgung, Stellungsnahmen bis hin zur Zeiterfassung und Berichtsdokumentation. Feststellungen, Maßnahmen zur Feststellung, zugehörige Notizen oder Berichte können auch hier direkt erstellt, kopiert und bearbeitet werden.

Die Einhaltung Ihrer unternehmensspezifischen Vorgaben für einem geordneten Prüfungsablauf kann durch die Möglichkeit zur Definition eines Workflows gesteuert werden. Für den Einsatz in Ihrem Unternehmen stehen zwei miteinander kombinierte Varianten des Workflows zur Verfügung:

• Steuern Sie auf Ebene des Prüfungsbaums individuelle Freigabe- und Genehmigungsfunktionen sowohl auf Personen- wie auch auf Funktionsebene.
• Im objektorientierten Workflow nehmen Sie Einfluss auf die Prüfungsdokumentation und stellen somit die Datenqualität und strukturelle Abläufe Ihrer Dokumentation sicher.

Der Workflow als Ganzes und die einzelnen Schritte können durch ein umfangreiches Berechtigungskonzept und diverse Einstellungen auf die einzelnen Workflowschritte gesteuert werden.

Die ersten Reiseziele liegen bereits hinter Ihnen, die ersten Eindrücke wurden gesammelt. Gespannt und inspiriert für neue spannende Etappen geht die Reise durch die Revision weiter. Freuen Sie sich auf

Teil 3 Ihrer Reise durch die Revision: Prüfungsdokumentation mit REDIS

Mit Ihrem Reisetagebuch dokumentieren Sie die Stationen der Reise. Ihre Reisegefährten werden mit einbezogen und können die Eindrücke der zurückliegenden Etappen dort wiedergeben.

In Ihrem Bericht werden alle Details zur durchgeführten Prüfung zusammengefasst und dokumentiert. Von den verwaltungstechnischen Informationen wie etwa: Berichtsnummer, Berichtsdatum, etc. bis hin zu wichtigen prägnanten prüfungsrelevanten Daten, z.B. das zu prüfende Sachgebiet, der zuständige Revisor,  Anhänge (die auch in .pdf konvertierbar sind), Feststellungen, usw. Das System zieht sich aus dem Prüfungshauptdokument bereits eine Vielzahl dieser Daten. Weitere Personen, die zusätzlich zum Vorstand den Bericht erhalten sollen, sind individuell hinzufügbar.

Bei der Erstellung Ihres Berichtes entscheiden Sie, ob er lediglich zur Kenntnisnahme dienen soll oder eine Stellungnahme einfordert und wenn ja, bis wann die Fristsetzung erfolgt. Nach dem der Bericht nun vollständig ist erfolgt die Freigabe und ggf. der Versand, sowohl an den Vorstand, wie auch an die verantwortlichen Stellen.

Zur schnelleren und zeitersparenden Erstellung eines Berichtes können Texte die sich häufig wiederholen im Vorfeld administrativ erstellt und hinterlegt werden. Durch eine einfache Auswahlfunktion werden diese dann je nach Bedarf in den Bericht von Ihnen eingefügt. Texte in den Bezeichnungsfeldern der Mails für die Stellungnahme und Kenntnisnahme zum Bericht können ebenso vorkonfiguriert werden.

Einen weiteren Weg um einen Bericht zu erzeugen haben Sie mit der Erstellung eines Wordberichts. Dazu erzeugen Sie vorab eine Word-Vorlage mit den für diesen Bericht relevanten Informationen, Dokumenten und Anhängen und exportieren diese Daten aus REDIS heraus nach MS Word. Selbstverständlich können Sie hier verschiedenste Vorlagen, ganz nach Bedarf kreieren. Und der Clou: integrieren Sie dabei Ihr Logo in den Bericht und berücksichtigen das individuelle CI-Design Ihres Unternehmens.

Nach Fertigstellung des Berichtes wird über die Freigabe (und Senden)-Funktion der Bericht an die nächste Ebene weiterdelegiert und erhält damit automatisch einen „Bearbeitungsschutz“, d.h. er kann nur noch im Lesemodus geöffnet werden.
Der Vorstand nimmt je nach Vorgabe die Prüfungsberichte der Internen Revision auf unterschiedliche Weise zur Kenntnis, sei es postalisch, per Mail mit Hinweis auf REDIS oder als Mail mit Anhang des Wordberichtes. Um nicht jedes Mal eine neue Mail schreiben zu müssen, erstellen Sie einmalig eine Mail-Vorlage.

Der Vorstand hat in REDIS mit einer speziellen Ansicht sowohl die zur Kenntnisnahme offenen, sowie die bereits zur kenntnisgenommenen Prüfungsberichte jederzeit im Blick und kann sie hierüber bequem signieren. Somit haben die Verantwortlichen jederzeit alle wichtigen Informationen auch im Nachhinein verfügbar.

Sowohl die Freigabe-, wie auch die Signierfunktion kann nur von Personen mit zugewiesener Berechtigung erfolgen.

Hiermit endet die 3. Etappe Ihrer Reise. Weiter geht es in den nächsten Tagen mit

„Reporting (Reportgenerator) mit REDIS“ – Teil 4 Ihrer Reise durch die Revision.

Mit dem Reportgenerator haben Sie umfangreiche Funktionalitäten im Bereich der Reporterstellung und diverse Möglichkeiten gewünschte Informationen und Daten, speziell auf Ihre Bedürfnisse darzustellen.

Highlights des neuen Reportgenerators:

• Bei der Erstellung Ihres Reports können Sie auf alle Daten und Felder bis in die tiefste Ebene tabellenübergreifend, wie z.B. Prüfungsplanung, Prüfungen, Maßnahmen, etc. zugreifen.
• Berücksichtigen Sie bei Ihrer Reporterstellung spezielle Berechnungen, wie z.B. „if – when“, filtern Sie benötigte Daten und sortieren diese nach Ihren Vorgaben.
• Leichtes und bedingtes Formatieren der gewünschten Felder, wie z.B. überschrittene Datumswerte werden in Rot angezeigt und machen die Auswertung Ihres Reports noch komfortabler.
• Bequeme und einfache Drag & Drop-Erzeugung von Reports.
• Wählen Sie Ihre individuelle Reportdarstellung aus verschiedensten Darstellungsformen, wie z.B. Balken- oder Tortendiagramm.
• Gestalten Sie die benötigten Reports mit individuellen Grafiken, Logos oder Schriftarten und berücksichtigen Sie damit auch die firmenspezifischen CI-Vorgaben Ihres Unternehmens.
• Eine Auswahl verschiedenster Exportmöglichkeiten, wie z.B. Word, Excel oder html bietet garantiert auch Ihnen das passende Format.

User mit der Rolle „Administrator“ haben über das REDIS-Navigationsmenü Zugriff auf den Reportgenerator. Die Schaltflächen des Reportgenerators sind zumeist selbsterklärend.

Die bereits im Reportgenerator hinterlegten Reports, für die bereits ein Reporttyp definiert ist, werden auf den entsprechenden Reportseiten über die Schaltfläche Designed Reports aufgerufen.

Eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten Schulung führt Sie Schritt für Schritt durch den Reportgenerator und zeigt Ihnen so vielfältigen Möglichkeiten der individuellen Reportgenerierung, passend auch für die Belange und Vorgaben Ihres Unternehmens.

Auf Kundenwunsch erstellt die IIT auch kundenspezifische Reports, deren Import im Navigator über Reporting – Individual Reportgenerator erfolgt.

Mit der neuen Funktion „Dashboard“ haben wir den langgehegten Wünschen unserer Kunden entsprochen. Jeder REDIS-User kann sich nun seine gewünschten Ansichten von ausgewählten und tabellenübergreifenden Daten zusammenstellen und hat diese direkt beim Start von REDIS verfügbar. Somit ist ein jederzeitiger Überblick gewährleistet, Deadlines werden eingehalten und wichtige Informationen bleiben präsent.

Bleiben Sie an Board und begleiten Sie uns in Kürze weiter zum vorletzten Zwischenstopp auf unserer spannenden “Reise durch die Revision – Teil 5, FollowUp und Prüfungsdokumentation mit REDIS”.

In REDIS ist die komplette Prüfungsdokumentation in Form von Dokumenten jeglicher Art, z.B. Prüfungsankündigungen, Berichtserstellung, Feststellungen, Notizen, Stellungnahmen, Maßnahmen usw. zur jeweiligen Prüfung hinterlegt. Geprüfte Einheit, Revisor, Prüfungsleiter, sowie eventuell weitere benötigten Personen werden entsprechend der internen Vorgaben jederzeit termingemäß informiert, Dokumente können schreibgeschützt werden, Bearbeitungsprozesse und vorgeschriebene Abläufe werden eingehalten, gesetzte Fristen werden kontrolliert und durch ein automatisches Benachrichtigungssystem wird der Prüfungsprozess aktuell gehalten. Über eine frei konfigurierbare Workflow-Komponente können Sie Ihre benötigten Prozessschritte individuell im System hinterlegen.

Nutzen Sie die in REDIS hinterlegten Dokumente um einen übersichtlichen und einheitlichen Prozessablauf sicherzustellen. Aufeinander aufbauende Statuskennzeichen der Prüfungen dokumentieren deren Verlauf und Sie erhalten einen Überblick, welche Prüfungen sich gerade aktuell in welchem Bearbeitungsprozess befinden. Über die Konfiguration wird festgelegt wie fein die Abstufung der aufeinanderfolgenden Status bei den Prüfungen erfolgen soll. Diese Statuszuordnungen beeinflussen die weiteren Schritte einer Prüfung.

Um die Eingabe in den verschiedensten Feldern der Prüfungsdokumentationen schneller und komfortabler zu gestalten, ist es möglich eine Vielzahl von Textbausteinen konfigurativ zu hinterlegen.

Start der Prüfungsdokumentation ist das Erstellen und Versenden der Prüfungsankündigung. Beim Öffnen Ihrer Prüfungsankündigung wird diese systemseitig mit allen wichtigen Informationen befüllt. Angefangen über den geplanten Prüfungszeitraum, welcher Revisor prüfen wird, den verantwortlichen Prüfungsleiter bis hin zu den vordefinierten Texten. Nach dem Erhalt der Prüfungsankündigung kann der Empfänger diese beantworten und zurücksenden.

Im weiteren Verlauf der Prüfung können Sie beliebig viele Berichte zu einer Prüfung erstellen. Auch hier zieht REDIS beim Erstellen des Prüfungsberichts aus dem Prüfungshauptdokument eine Vielzahl der benötigten Daten selbstständig. Die neben dem Vorstand einzubeziehenden Personen wählen Sie bequem und einfach aus Ihrem hinterlegten Adressbuch und entscheiden ob Sie den Bericht lediglich zur Kenntnisnahme erstellen oder eine Stellungnahme bis zu einen gewünschten Datum einfordern wollen. Ihr erstellter Bericht kann außer allen prüfungsrelevanten Daten, auch Daten aus Feststellungen und/oder Wordberichten enthalten und zusätzlich noch mit einem Schreibschutz versehen werden. Nach Fertigstellung des Berichtes können Sie den Bericht freigeben und versenden. Bei der Erstellung einer Feststellung werden aus dem Prüfungshauptdokument ebenfalls bereits zahlreiche Informationen übernommen. Sie entscheiden dabei, auf welche Felder ein Schreibzugriff durch die geprüfte Einheit erlaubt werden soll.

Das in REDIS integrierte FollowUp-Modul erlaubt eine mehrstufige Delegation der Feststellungen und Maßnahmen, so dass der zuständige Mitarbeiter die Abarbeitung zwar selbständig durchführen kann, vor Rücksendung an die Revision aber eine Freigabe des Vorgesetzten verlangt werden kann.

Verschiedene Ansichten in REDIS kategorisieren die Prüfungsdokumentation, z.B. offene Feststellungen, überfällige Feststellung, erledigte Feststellungen. Durch Datumsfelder in der Prüfungsdokumentation, wie z.B. „Erledigt am“ oder „Erledigung Nachfrist“, steuern Sie in welcher Ansicht das jeweilige Prüfungsdokument aufgeführt wird. Dadurch haben Sie, sowohl den Status der Prüfung, wie auch gesetzte Fristen im Blick und können ggf. entsprechend reagieren. Diese Informationen lassen sich zudem alle auch übersichtlich im für jeden Mitarbeiter frei konfigurierbaren “Dashboard” anzeigen.

Nun sind wir nach einer informativen und spannenden Reise kurz vor dem Ziel. Lassen Sie uns auf der letzten Etappe die zurückliegenden Eindrücke gemeinsam reflektieren: „Reise durch die Revision – Teil 6, mit REDIS immer auf Kurs“.

Nach Ihrer Reise durch alle Revisionsbereiche sind Sie nun bestens darauf vorbereitet REDIS persönlich kennenzulernen.

REDIS passt sich individuell den Anforderungen der Revision an und umfasst die komplette Revisionstätigkeit:

• ein- oder mehrjährige Risikoplanung
• Unterstützung mit Checklisten, Arbeitspapieren und Prüfprogrammen
• bidirektionale Berichtserstellung
• konfigurierbarer Workflow
• ausführliche Dokumentation
• modernes Reporting
• webbasiertes FollowUp

Gerne zeigen wir Ihnen REDIS im Rahmen einer Online-Präsentation oder direkt bei Ihnen vor Ort.