In vier Schritten zur Datenträgerüberlassung
Im Unternehmen fallen bei der Datenträgerüberlassung vier Arbeitsschritte an:
1. Datenextraktion
Ein Mitarbeiter des Unternehmens initiiert die Datenextraktion bzw. den Export aus der Produktionsdatenbank, wobei die Daten ggf. (automatisch) transformiert werden in dem Sinne, daß die Datenorganisation - die Struktur der Tabellen oder Objekte - geändert wird. Dabei entscheidet das Unternehmen selbst, welche Daten bei der Datenträgerüberlassung bereitgestellt werden. Je nach EDV-System, Software-Strukturen, Unternehmensstruktur und -Größe können unterschiedliche Dateninhalte sinnvoll und notwendig sein.
Die unterstützten Dateiformate für die steuerlich relevanten Daten sind
CSV (Comma separated values) und ASCII fixed width. Damit ist es den unternehmenseigenen Softwaresystemen möglich, bereits bestehende Exportfilter oder Speicherungsmechanismen zu nutzen.
2. Entfernen von Verschlüsselung und/oder Komprimierung auf dem Datenträger
Das BMF sieht nicht vor, auf den Rechnern der Prüfer Spezialsoftware zur Entschlüsselung oder zum Dekomprimieren von Daten zu installieren. Im Beschreibungstandard ist außerdem vorgesehen, daß Dateien direkt vom Datenträger zu öffnen sind. Darum müssen alle für den Datenträger vorge-sehenen Daten vor dem Speichern dekomprimiert und entschlüsselt werden.
3. Die Beschreibungsdatei "INDEX.XML"
Zu den steuerrelevanten Daten muß nun noch eine Beschreibung in Form einer maschinenauswertbaren Datei im Format XML (eXtensible Markup Language) erzeugt oder hinzukopiert werden. Um Rückfragen durch den Betriebsprüfer über die Dateninhalte und Formate zu minimieren oder unnötig zu machen, sollte diese XML-Datei bestimmten technischen Standards entsprechen, die im GDPdU-Beschreibungsstandard festgelegt sind.
4. Speichern auf Datenträger
Alle Daten einschließlich der erzeugten Beschreibungsdatei INDEX.XML werden anschließend automatisch oder manuell auf einem beweglichen Datenträger (CD-ROM, DVD, etc.) gespeichert und dem Prüfer übergeben.
Zum Downloadbereich.
